Етапи на бизнес комуникация

Комуникацията е процес на взаимодействие между хората, който обхваща обмена, оценката и разбирането на информацията. Когато става въпрос за бизнес комуникация, се използват определени правила и разпоредби, които спомагат за по-удобно взаимодействие на партньорите. Като се вземе предвид правилната последователност на спазване на необходимите етапи на бизнес комуникация, се гарантира постигането на желания резултат, предпочитан и за двамата партньори.

Бизнес комуникацията е многоетапен процес, включващ създаването и по-нататъшното подобряване на връзките между хората, свързани със специфични нужди. Този процес включва трансфер на важна информация, развитие на концепцията за взаимодействие, възприемане и разбиране на събеседника.

Бизнес комуникацията има редица характеристики, познаването на които ще помогне да се разбере същността на този тип взаимодействие:

• Репутационна стойност. В бизнеса лицето на предприятието е репутация, която е основата, върху която в бъдеще се изгражда успехът на компанията. Поради тази причина бизнес комуникацията има за цел да я поддържа и защитава.
• Яснота и точност. Ясната и ясна дефиниция на целите осигурява ефективно професионално развитие, улесняване на бързата самоорганизация и формиране на отговорност.
• Съвместно предприятие, изгодно и за двете страни. В бизнес взаимодействието не можете да се грижите за благосъстоянието само на едната страна. Единството на партньорите и взаимноизгодната позиция осигуряват успех и голям резултат и за двете страни.

Резултатът от бизнес комуникацията зависи от това колко внимателно се организира процесът. В структурата на бизнес комуникацията могат да се разграничат определени етапи. За да се постигне заветната цел, ще се подпомогне познаването на основните точки на такава комуникация и нормите на поведение, които съответстват на всеки етап.

Този етап включва пряка организация на срещата. На първия етап е необходимо да се изготви план с конкретни въпроси и няколко решения на проблема. Необходимо е да се анализират гледните точки на преговарящия партньор и да се избере най-изгодната стратегия за взаимоотношения; Препоръчително е да се направи прогноза за резултата от разговора. Подготвителният етап се допълва от организационните моменти: определяне на мястото и времето на срещата.

Психологическият портрет на събеседника, който се развива в очите ви, зависи от определени обстоятелства, продължителността на запознанството, информацията за лицето, получена от други служители. Има вербални и невербални действия на поведение, позволяващи да се направи психологически портрет на събеседника:

• начин на говорене (съдържание, последователност, продължителност, изразителност и особености на словото);
• жестове и изражения на лицето;
• специфични действия (движения и пози на човек, разстояние между събеседници, докосвания);
• телесни движения (докосване, потупване, поглаждане).

Важна функция при създаването на психологически портрет извършва изследването на външния вид на събеседника. Това са предпочитания в облеклото, чистота, чистота и безупречност на външния вид, придържане към модните тенденции или пренебрегване към тях, копиране на дрехи, които другите носят.

Определяйки психологическия портрет на служителя, трябва да се съсредоточим върху неговата личност:

• природа (интереси, принципи, планове, предпочитания);
• поведение (компетентност, житейски умения, професионален опит);
• духовната страна на личността (уникални черти на процесите и свойствата на интелектуалната, когнитивната и емоционалната сфера);
• социални и психологически аспекти (състояние, социална роля, начин на живот и особености на работата);
• биопсихични свойства (темперамент, пол и възраст на събеседника, здравословно състояние);
• образуване на контакт.

За да се установи бизнес комуникация, е необходимо да се създаде атмосфера, благоприятна за провеждане на сериозен разговор, включващ демонстрация на добра воля и интерес към партньор. Това ще допринесе за мека усмивка, учтив поздрав и пауза, давайки възможност на другия човек да се включи в разговора и да вземе участие в него директно.

Стандартен разговор започва с изпълнението на следните действия: разкриване на цели, представяне на партньори от едната и на другата страна, глас на темата, представяне на лицето, което води разговора, оповестяване на реда на изследване на проблема.

Този етап е необходим, за да се определи подходящ план за преговори и да се увеличи интересът към взаимодействието от страна на партньора. Тази процедура може да помогне на шега, която би била подходяща за мястото и времето.

Тя трябва да определи и ролите, които страните ще изпълняват в хода на бизнес комуникацията. Процесът се ускорява чрез имитация на партньор, огледален образ на стойката му, пластмаса, тон на гласа, жестове. След известно време (5-10 минути) е възможно преминаването към обявяване на условията. Изискват се равни позиции. Можете да се преместите в друга позиция, която се проявява чрез невербална комуникация.

По време на тази фаза трябва да се наблегне на приликите, а не на различията. Благодарение на тези преговори ще помогне да получите желания резултат. В случай на неразрешими различия се препоръчва да се преминете към неутрална позиция, която не предполага собствена оценка.

Не забравяйте, че са необходими непреодолими причини. В този случай трябва да спазвате някои правила:

• Представянето на мислите трябва да се извършва с помощта на прости, разбираеми, точни и убедителни фрази.
• Би било подходящо аргументите да се адаптират към идентичността на партньора.
• Препоръчително е да представите доказателствата си ясно и ясно.
• Говорейки за проблема, трябва да сте твърди: не можете да се предадете, ако сте убедени в мнението си.
• Винаги трябва да има едно сериозно доказателство в резерва, потвърждаващо тезите (в случай че събеседникът започне да се съмнява в решението).
• Препоръчително е да се прилагат надеждни факти, които биха помогнали на събеседника да вземе решение незабавно.
• Не се отказвайте, докато партньорът най-накрая потвърди своя отказ.
• Трябва да използвате най-убедителните аргументи в полза на позицията си, като се опитвате да изразявате мисли по такъв начин, че те напълно интересуват събеседника.

При взаимодействие винаги е трудно да се избегнат различни дискусии. Основната задача, която трябва да бъде разгледана в такава ситуация, е да се докаже коректността на партньора ви (чрез отстраняване на съмненията, определяне на мотивите за съпротива, отбранителна реакция, мислене за тактика). В същото време трябва да се избягват категорични преценки, иначе всичко ще се окаже обратното.

Ако стигнете до разбиране, по-нататъшното взаимодействие няма да предизвика сериозни затруднения. След това ще трябва да намерите обща полза. На партньора трябва да се даде възможност да поеме инициативата.

Неговото участие в постигането на желаната цел трябва да се наблюдава. Ако вашето собствено решение е много по-силно от това на събеседника, тогава трябва внимателно да разгледате неговото предложение и да обясните защо идеята трябва да бъде усъвършенствана, на каква основа е по-изгодно да се приеме различна позиция.

Формулираните критерии трябва да бъдат преведени в окончателната версия. След това трябва да пристъпите към споразумение. Препоръчително е да се опишат по-подробно задълженията, поети от всяка от страните. Веднага след като бъде взето решение, благодарността, изразена от събеседника, ще бъде подходяща.

Крайният етап на бизнес комуникацията играе много важна роля, така че на него трябва да се обърне същото внимание, както всички предишни. Окончателното становище оказва влияние върху имиджа на събеседника като цяло и върху партньорствата, които се подкрепят и планират в бъдеще. Трябва да продължи да показва добра воля, уважение и такт.

Бизнес комуникацията ще бъде от полза и ще гарантира добри резултати, когато се използва следните правила и препоръки:

• Напитки (чай, кафе) се предлагат по усмотрение на собственика или по време на продължителни преговори.
• Не можете да правите телефонни разговори по време на бизнес преговори. По-добре е да изключите телефона по това време. Необходимо е да се покаже уважение към партньора и общата процедура за бизнес взаимодействие.
• Оставете стая, когато преговорите са забранени. Изключителен случай е необходимостта от медицинска помощ.
• Запазването на работните бележки е добре дошло, тъй като това подчертава интереса и вниманието към партньора.
• Знак за добър вкус - не задавайте въпроси, свързани с търговската тайна на партньора. Това помага да се избегне неудобство и неудобно положение.

Всичко за важните умения за бизнес комуникация, вижте следното видео.