Психология на бизнес комуникацията

Днес бизнесмените имат много начини да общуват с клиенти, колеги и други заинтересовани страни. Разбирането на същността на бизнес комуникацията може да помогне за постигането на целите на компанията и за ежедневното управление на нея.

В психологията терминът "комуникация" означава обмен на информация между хората чрез обща система от символи. Това определение за комуникация включва два аспекта:

• Първо, има нещо, което се предава, например факти, чувства, идеи и т.н. Това означава, че в процеса на комуникация някой трябва да получи предадената информация.
• Второ, горната дефиниция подчертава елемента на разбиране в процеса на комуникация. Разбирането ще бъде постигнато само когато получателят на съобщението го разбира в същия смисъл като подателя. По този начин правилното тълкуване на посланието е от голямо значение.

Бизнес комуникацията е обмен на информация, факти и идеи, свързани с бизнеса. В ерата на глобализацията всяко предприятие, голямо или малко, изисква правилна бизнес комуникация, както във вътрешната, така и във външната среда.

Основните характеристики на бизнес комуникацията включват следните компоненти:

• Сегментиране. Дори и в малките организации би било грешка да се приеме, че всички служители имат същите нужди, интереси и желания, когато става въпрос за бизнес комуникация. Ефективната бизнес комуникация е сегментирана, за да отговори на нуждите на конкретни аудитории. Например служителите, работещи в административна среда, ще имат различни нужди и различен достъп до информация, отколкото служителите, работещи в производствена среда.
• специфичност, Ефективната бизнес комуникация трябва да бъде специфична и колкото по-специфична е тя, толкова повече тя отговаря на спецификата си.
• Точност. Когато информацията е неточна, нейната надеждност се губи. Подателят на тази информация също губи доверие. Ефективната бизнес комуникация трябва да бъде точна както по отношение на предаваното съдържание, така и по отношение на прости неща, които включват граматика, правопис и пунктуация.
• Своевременност. Служителите трябва да са наясно какво се случва в техните организации и във външната среда, тъй като това ги засяга. Навременното общуване със служителите е по-трудно от всякога, но е важно за ефективната бизнес комуникация.

• честота, Ако съобщението е изпратено само веднъж, не можете да бъдете сигурни, че той е достигнал до получателя. Ефективната бизнес комуникация изисква честа комуникация, за да се гарантира, че всички служители разполагат с необходимата информация. В допълнение, служителите се променят, някои отпуск, други се присъединят към компанията, и всичко това изисква актуализиране на информация.
• Многоканално. Бизнесът има много канали за комуникация - от традиционни (печатни, бюлетини, срещи) до нови (електронна поща, блогове, сайтове за социални мрежи). Всички тези канали трябва да се използват, за да се гарантира, че служителите получават информация в различни условия.
• Близост. Според експерти директната комуникация е все още най-ефективна и трябва да се използва винаги, когато е възможно. Разбира се, в много големи организации това може да бъде трудно, но дори и тогава алтернативите могат да включват видеоконферентна връзка или използването на уебинари.
• Наличност на обратна връзка, Служителите трябва да могат да споделят своите мнения, мнения и мисли с мениджърите и работодателите. Двустранната комуникация е ефективна както за служителите, така и за работодателите.

Понякога трябва да работиш с някой, когото не харесваш, или с когото просто не можеш да устоиш. Но заради работата си е важно да поддържаме добри бизнес отношения с тях. В този случай се опитайте да опознаете човека. Вероятно знае много добре, че не го харесвате, затова направете първата стъпка: започнете поверителна разговор или го поканете да вечеря заедно. По време на разговора се съсредоточете върху намирането на неща, които може да са ви общи: попитайте за семейството, интересите, миналите успехи.

Корпоративната култура е важна за успешната бизнес комуникация. Тя допринася за поддържането на бизнес етикетите на работното място, като в допълнение изследванията в тази област показват пряка връзка между корпоративната култура и оборота на търговските дружества.

Експертите наричат ​​шест основни психологически принципа на бизнес комуникацията:

• взаимност, Реципрочността в бизнеса означава взаимни очаквания в обмена на ценности. Ако един човек даде нещо, се очаква получателят също да даде нещо в замяна. Реципрочността създава доверие между партньорите и техните отношения се развиват към по-добро.
• Убедителност. Познаването на продукта, тенденциите, резултатите от изследванията в областта на преговорите ще ви направят много по-убедителни. Важно е да покажете своята осведоменост, за да спечелите доверието на партньора си.
• задължение, Винаги изпълнявайте задълженията си не само писмено, но и словесно. Не забравяйте, че дори ръкостискането е символ на съгласие. Ако ви е трудно да си спомните това, което казахте по едно или друго време, запишете го. Правите впечатление на задължително лице.
• Пореден. Бъдете винаги последователни в действията и делата си и никога не променяйте бизнес принципите си.
• Стремеж към консенсус, Консенсусът предполага, че всеки приема и подкрепя решението и разбира причините за неговото приемане. Възможен е консенсус между партньорите, ако те имат общи ценности и цели и има съгласие между тях по конкретни въпроси и обща посока.
• Лична симпатия. Ние сме по-склонни да си взаимодействаме с хора, които дават ясно да се разбере, че ни харесват и в чието присъствие се чувстваме значими. Физическата привлекателност играе определена роля в това, но приликата също е много ефективна. Обръщаме се към онези хора, които са подобни на нас в рокля, възраст, социално-икономически статус.

Комуникацията е етична, когато е пряка, честна и взаимна. Ако комуникацията е предназначена да прикрие истината или да навреди на друг човек, тя не може да бъде етична.

Въпреки че етиката не е същата като морала, между тези понятия съществува силна връзка: моралът е идея за това какво е правилно, а кое е грешно, а етиката са поведенчески принципи, които се влияят от морални убеждения. Ето защо етиката на общуването силно зависи от моралните принципи:

• честност, Като цяло етичната комуникация е честна комуникация. Въпреки че има моменти, когато би било по-етично да се лъже например за предполагаемия убиец за местонахождението на потенциалната жертва, тези случаи са по-скоро изключение, отколкото правило. Освен това, честността е нещо повече от истината; това означава да бъдеш отворен, доброволно да предоставяш всякаква информация, която имаш, дори ако това заплашва собствените ти краткосрочни интереси. Доверието в хората е тясно свързано с честността. Създаването на среда на доверие е пътят към етичната комуникация в бизнес средата.
• откритост, Отвореността е една от ключовите точки на етичното общуване. В общуването това означава да сте отворени за различни идеи и мнения, както и да сте готови да изразявате собствените си мнения, дори и да не очаквате да бъдат приети.

• лоялност, В контекста на бизнес комуникациите лоялността означава отделяне на необходимото време и ресурси за пълно обсъждане на въпроси. Само тогава всеки ще има шанс да бъде чут.
• Изграждане на консенсус. Етичната комуникация е насочена по-скоро към цели, отколкото към статут. Стилът на общуване, в който различните групи се обединяват в противоположни лагери и се фокусират главно върху собствените си интереси, не дава нищо на организацията като цяло. Етичното за една организация е стил на общуване, в който хората търсят консенсус, а не противопоставяне и се фокусират върху това, което правят за компанията. Така, тъй като помощта на организацията е морален императив, постигането на консенсус е етичен стил на общуване.

Смята се, че има шест основни типа събеседници. За да се подготвите по-добре за важни разговори, е важно да знаете какъв тип сте:

• отразяващ, Вие сте рефлективен събеседник, ако в процеса на общуване усещате настроението на партньора си. Речта ви е мека, спокойна, чувствителна, разбирате събеседника и обичате да изграждате взаимоотношения с други хора.
• Съдията. Вие сте събеседник на типа “съдия”, ако анализирате теми и проблеми, откривате основните моменти и след това ги обяснявате ефективно на другите. Ти водиш разговора и го водиш директно и убедително.
• благородник, Вие сте тип „благороден” ​​събеседник, ако обичате отворена комуникация и е лесно за други хора да общуват с вас. Вие също сте фокусирани и винаги отидете направо към целта.
• заместник, Събеседникът на типа „заместник” е дипломатически и използва комуникация за прекратяване на конфликти. Той говори и тихо, очарователно и кара хората да се чувстват комфортно.
• Сократ. Събеседникът на типа Сократ е добре запознат с решаването на проблеми и убеждава другите, обича дългите дебати. Той е подробен и добре информиран и неговите мнения се оценяват от други.
• официален, Събеседникът от този тип използва комуникацията, за да реализира мечтите си и да стане успешна на работното място и у дома. Това е един проницателен и стратегически мислещ тип.

Експертите казват, че има четири основни стила на комуникация: аналитични, интуитивни, функционални и лични. Никой стил на общуване не е по-добър от друг. Но изборът на грешен стил на комуникация за определена аудитория може да предизвика проблеми:

• Аналитичен стил, Комуникацията в аналитичен стил включва работа с твърди данни и реални числа. Хората, които общуват в този стил, избягват да изразяват чувства и емоции по време на разговор. Големият плюс на аналитичния стил на комуникация е, че можете да анализирате проблемите логично и безпристрастно. Това означава, че хората виждат, че сте добре информирани и имате голям аналитичен опит. Потенциалният недостатък на наличието на аналитичен стил на комуникация е, че може да ви се стори студено или нечувствително.
• Интуитивен стил, Комуникирайки в интуитивен стил, предпочитате да покриете цялата картина изцяло и да избегнете детайлите, поради страх да не се затънете в тях. Това ви позволява да отидете направо в сърцето на проблема, вместо да го разглеждате на етапи. Предимството на този стил е, че общувате бързо и точно, лесно се впускате в големи и сложни проблеми.Въпреки това, в ситуация, която наистина изисква подробности, може да нямате достатъчно търпение.

• Функционален стил, Този стил предполага методичност, наличие на подробни планове, точни дати. Хората, които общуват в този стил, са добри изпълнители, които никога не пропускат нищо. Потенциален недостатък на функционалния стил на комуникация е, че може да загубите вниманието на аудиторията си, особено когато говорите с интуитивни разговорници.
• Личен стил, Комуникирайки в личен стил, вие чувствате емоционална връзка с партньор, което ви позволява да разберете какво наистина мисли. Вие сте добър слушател и добър дипломат, знаете как да изгладите конфликтите, да поддържате добри отношения с много хора. Този стил ви позволява да изградите дълбоки лични взаимоотношения. Хората често се обръщат към вас, защото можете да свържете различни групи. Недостатъкът на този стил на комуникация е, че понякога можеш да дразниш събеседници от аналитичен тип, които обичат трудни цифри и логически дискусии.

Вижте следващия клип за най-важните умения за бизнес комуникация.