Бизнес етикет

Служебната кореспонденция е много специален жанр, който трябва да овладеете, ако искате да се изкачите по кариерната стълба. Добрите бизнес умения за писане ще ви служат вярно: те ще помогнат в общуването с подчинените, началниците и партньорите, ще подчертаят вашето образование и перспективи. Комуникационният стил трябва да бъде сдържан, фокусиран, без отклонение от дадената тема.

Всяка комуникация: както лична, така и писмена е взаимодействие с хората, за да се обменя информация, да се направи впечатление, да се стигне до споразумение. Нищо човешко не ни е чуждо, понякога даваме свобода на емоциите, но в сферата на бизнеса не трябва да има място за бързото проявяване на нашите чувства, характерни черти и темперамент.

Важна характеристика на бизнес комуникацията е, че тя не може да бъде прекъсвана в средата на изречението. За всяко получено писмо трябва да напишете отговор, дори ако не го искате. Ако сте получили обаждане и не сте имали време да вземете телефона, трябва да се обадите обратно. Разбира се, комуникацията с някои хора е неприятна. Ето защо списъкът на задължителните качества на един мениджър означава стрес толерантност.

Една бизнес среща, разговор по телефона или бизнес кореспонденция по електронна поща със сигурност ще имат някаква цел. В резултат на това страните трябва да стигнат до заключения, да обсъдят проекта, да се споразумеят за стратегическо партньорство и т.н.

В писмена форма има повече ограничения и конвенции, отколкото устни. Общувайки директно със събеседника, лично, можем да съсредоточим интонацията върху конкретен факт, да изясним нещо, ако събеседникът не ни е разбрал. Ако се направи грешка в речта, можем да я поправим веднага. Но в официалното писмо трябва да сме много ясни и точни, така че думите да не предполагат двойно тълкуване.

Те казваха: „Хартията може да издържи всичко“, което означава, че дори можете да напишете ненадеждни факти. Ние сме на мнение, че Трябва да провеждате бизнес кореспонденция възможно най-честно. Между другото, сега хартиените писма са все по-малко. По принцип те са доставени договори и други документи. В този случай бланката се използва като доказателство за високия статус на организацията.

Днес в повечето случаи бизнес кореспонденцията се осъществява във виртуалното пространство и има свои особености. Когато диалогът едва започва, обичайно е да се напише поздрав на етикета, например: “Здравей, скъпи Олег Сергеевич! ". И на следващия адрес през работния ден поздравът може да бъде намален.

Писмената комуникация, включително електронната поща, изисква спазване на езиковите стандарти и безупречна грамотност. В крайна сметка, кореспонденцията ще се отвори пред образованите събеседници вашите пространства. Затова ви съветваме да проверите писмено с помощта на специални услуги, ако не сте сигурни в собствените си знания.

Изброяваме общите правила, които се изискват от етиката на електронната комуникация. Те са доста прости, но много, уви, ги пренебрегват:

• началото на всяко изречение се изписва с главна буква;
• в края на фразата се поставя точка, така че значението на четенето е ясно;
• полезно е да се използва маркиран или номериран списък, за да се реши проблемът и да се предложат решения;
• за яснота е добре да се използват таблици, графики, диаграми;
• Не се опитвайте да се появявате специално интелигентни, образовани събеседници, не усложнявайте прости мисли с прекомерни пристрастни и безпристрастни завои;
• колкото по-просто изразявате мислите си, толкова по-добре;
• Въпреки че в ежедневната реч, културата изисква избягване на жаргон, в бизнес среда професионален жаргон и заемане от английски сега се считат за добра форма (но не прекалявайте!).

Разграничават се следните типове съобщения:

• промоционални оферти;
• Благодаря ви;
• подпомагане;
• гаранция;
• напомняния;
• профилактика;
• предложения за сътрудничество.

В допълнение към общите правила е важно да знаете някои подробности за писането на бизнес. Представяме правилата, които ще бъдат подходящи в повечето случаи.

Началото на имейл се нарича заглавка. Това е логото на организацията. Винаги е полезно да имате шаблон с това лого на ръка (т.е. на работния плот на вашия компютър).

За разлика от офлайн комуникацията, съвременните правила не задължават да посрещнат адресата и веднага можете да го наречете по име и бащино име, да изложите същността на въпроса. Въпреки това мнозина продължават да пишат в началото на посланието: “Добро утро! "" Здравейте! - Добър вечер! "Или" Поздрави ". И няма отклонение от нормата.

Изискванията за основната част от писмото предполагат, че това е смисълът на кореспонденцията. Разделянето на текста на параграфи се счита за добра форма, знак за внимателно отношение към събеседника. Във всеки параграф, един или друг аспект на темата е посочен и разкрит. В допълнение към идентифицирането на проблема, е обичайно да се предлагат начини за решаването му. Така да се каже, да разкрие бизнес идея в миниатюра.

В последната част на посланието могат да бъдат изразени както официални, така и лични чувства. Формулировката „Поздрави ...“, „Най-добри пожелания ...“ („най-добри пожелания” на английски език) или по-емоционално желание “Приятен ден! ".

В личен подпис трябва да посочите фамилията и името (а в някои кръгове и средното име). Трябва да има и телефонни номера, които можете да достигнете: мобилен и офис град. Наскоро влязъл в сила електронен подпис с фирмено лого.

Допълнителна връзка към електронния портал на организацията служи като допълнителна реклама и в бъдеще може да увеличи трафика на този сайт.

Повечето от служителите в офиса имат много широк архив от писма в електронна пощенска кутия. За да се попречи на събеседника да обърка в дългата кореспонденция, се препоръчва да изпратите писмо под формата на отговор. Когато кликнете върху съответната табела в началото на темата, се появява английското съкращение "Re ...". Това е много удобно, защото адресатът веднага ще помни хода на кореспонденцията.

Можете да запишете цялата история на виртуалната комуникация със събеседника и можете да оставите само най-новите или най-важните цитати. Съвременният бизнес етикет изисква доста бърза реакция на писма. В края на краищата, зад работния компютър прекарваме значителна част от нашия ден. Освен това пощата може да се проверява от мобилни устройства.

Ако съобщението е от особено значение и спешност, тогава е позволено да се пише sms или да се направи телефонно обаждане, за да ви напомни за писмото.

В творческата общност използването на печати не се приема и освен това се осмива и осъжда. Но в бизнес кореспонденцията печата помагат за отразяване на стандартни ситуации.

Полезно е да си вземете виртуална копие от стабилни изрази и фрази. В крайна сметка, структурираните комуникации, офисната работа и решаването на формални въпроси са изградени върху тези клишета. Например съчувствието се изразява в оборота "За съжаление, ние сме принудени да ви информираме ...". Чувството на благодарност се отразява в тази формула на задължението: „Благодаря ви за безценния принос ...“. И накрая, радост: "Горди сме да ви информираме, че ...". Но последната фраза: „Разчитаме на по-нататъшно плодотворно сътрудничество“ изразява надежда за по-нататъшни бизнес контакти.

Затова говорихме за етикета на бизнес кореспонденцията. Тези правила са необходими, за да стане комуникацията възможно най-удобна и ползотворна. Използвайте ги и ще видите, че делата ви в службата минаха гладко!

За повече информация относно правилата за бизнес кореспонденция, включително електронна поща, вижте следния видеоклип.